Selasa, 11 Oktober 2011

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER


1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi tidak terlepas dari masalah komputer. Alat bantu ini sudah digunakan dalam berbagai aktifitas, bahkan sampai pada kehidupan rumah tangga. Penggunaan komputer yang dikenal dengan PC (personal computer) telah mencapai penetrasi sosial yang tinggi seperti halnya telepon, televisi, dan alat elektronik lainnya. Adanya penggunaan komputer di berbagai bidang menyebabkan terjadinya berbagai perubahan, seperti pencatatan tenaga kerja digantikan sistem database, mesin ketik digantikan dengan word processor, mesin hitung digantikan oleh progam Lotus atau Exel, dan perubahan-perubahan lainnya.
Teknologi komputer mengalami perkembangan yang dramatik sejak digunakan pertama kali untuk kepentingan bisnis. Dampak perkembangan dari teknologi komputer dan otomasi kantor yang dapat dilihat dari sisi kemampuannya untuk mengubah peran teknologi komputer yang semula diternpatkan sebagai pendukung pekerjaan kantor (back-office support) menjadi aspek sentral dari strategi organisasi untuk memperoleh keunggulan bersaing (McFarlan et.al, 1983:5).
Penelitian Samogyi dan Galliers (1987) menyatakan bahwa sesuai dengan perkembangan konfigurasi teknologi komputer yang ada pada awalnya sangat terfragmentasi dan tidak fleksibel kemudian menjadi teknologi yang terintegrasi dan saling terkait.
Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputer ini didukung oleh teknologi informasi (TI) yang mengalami perubahan yang signifikan dalam beberaapa tahun belakangan ini. Dalam penelitian Rockart dan Flanely (1983) dikemukakan bahwa tingkat pertumbuhan penggunaan komputer dalam suatu perusahaan berkisar antara 50% sampai dengan 90% pertahun.
Pada waktu yang sama tingkat peretumbuhan pemrosesan data secara tradisional yang berorientasi pada kertas kerja (paperwork) jauh lebih rendah, yaitu 5% sampai dengan 15% pertahun (Rifa dan Gudono, 1999:20). Diterimanya suatu teknologi informasi terutama yang berbasis komputer dalam pengelolaan sistem informasi tergantung pada teknologi itu sendiri dan tingkat keahlian (skill) dari individu yang menggunakannya. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Nelson (1990) dalam penelitiannya, bahwa diterimanya teknologi komputer tergantung pada karakteristik teknologi komputer dan tingkat skill atau expertise dari individu pemakai komputer.

2. MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
Ø  Manusia
Ø  Material
Ø  Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
Ø  Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
Ø  Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan -perlu dilakukan modifikasi
Ø  Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
Ø  Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
·         Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
·         Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
·         Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM),closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
·         Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
·         Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
ü        Trend Manajemen Data

A. Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu untuk beberapa aplikasi untuk corporate data files(diperlukan database sistems) Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

B. Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

C. Ditinjau dari Segi Asal Data
Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal.

D. Ditinjau dari Segi Jenis Data
Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.
Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).

E. Ditinjau dari Infrastruktur
Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentukMainfr am e kearah infrastruktur berbasisNetwork.

F. Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari Konsep jaringan setempat (Local Area Network – LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network – WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).

G. Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment).


3. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya.
Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
  • Manajer
  • Non-manajer
  • Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
        Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level) Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
        Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level) Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
        Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level) Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
 diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan
bentuk penyajian informasi masing-masing tampak. Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan.
Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance )
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya.
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum:
1. Perencanaan (Planning )
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer :

A. Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
  1. Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial.
  2. Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi.
  3. Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.

B. Informational roles (aktivitas informasi) :
  1. Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit.
  2. Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya.
  3. Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit pimpinan dan orang disekitarnya.

C. Decisional roles (aktvitas keputusan) :
  1. Entrepreneur(wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi.
  2. Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga.
  3. Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya.
  4. Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu :
a.      Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
b.      Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

Misi Sistem Informasi : Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi : Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement).


4. EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus data (SIA/EDP)
Di dukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya .Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntansi (SIA).

B. Fokus informasi (SIM)
Aplikasi komputer harus di terapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.

C. Fokus pada pendukung keputusan (SPK)
Sistem informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus di pecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus di buat oleh manajer.

D. Fokus pada komunikasi (otomatisasi kantor)
Difokuskan pada otomatisasi kantor ,memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.

E. Fokus konsultasi (sistem pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memcahkan masalah.

5. KESIMPULAN
Keahlian yang dimiliki pemakai komputer tidak saja dapat meningkatkan kinerja organisasional secara keseluruhan, melainkan juga dapat meningkatkan kinerja individual (Harrison dan Rainer 1992:94).
Oleh karena itu tercapainya peningkatan kinerja membutuhkan peringkat manajemen dan pemakai komputer secara individual. Adanya perbedaan karakteristik pemakai secara individual (misal: faktor sikap, demografi, kecemasan, dan cara berfikir) dapat menyebabkan perbedaan perilaku kerja dan pencapaian kinerja individual.
Keahlian komputer sangat mungkin untuk merubah ketakutan yang mereka rasakan ketika berinteraksi dengan teknologi tersebut. Dengan demikian jelas bahwa keterlibatan pemakai, keahlian komputer dari pemakai sangat berperan dalam mempengaruhi persepsi dan kepercayaan mereka untuk mendukung sistem yang ada.
Dari berbgai faktor yang mempunyai pengaruh terhadap pemanfaatan teknologi informasi, aspek sikap merupakan faktor penting yang memahami kontribusi terhadap akseptasi (Igbaria, 1994:373).
Setiap individu akan bersikap positif (attitude) terhadap kehadiran teknologi komputer, jika mereka merasakan manfaat (perceive usefulness) teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas.
Manfaat yang dirasakan oleh pemakai komputer disebabkan oleh kemampuan setiap individu dalam mengoperasikan komputer (skill) dan karena adanya dukungan (support) organisasional. Setiap individu yang mengalami kegelisahan terhadap komputer (computer anxiety) akan merasakan manfaat komputer yang lebih sedikit dibandingkan dengan mereka yang tidak mengalami kegelisahan terhadap kehadiran komputer (Indriantoro, 2000:30).




DAFTAR PUSTAKA
·         http://anitawulan.wordpress.com/2010/11/06/pengantar-sistem-informasi-berbasis-komputer/
·      http://ariesgreen.wordpress.com/2010/01/05/sistem-informasi-manajemen/
·         http://etd.eprints.ums.ac.id/11411/3/Bab_1.pdf

Tidak ada komentar:

Posting Komentar