1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi tidak terlepas dari masalah komputer.
Alat bantu ini sudah digunakan dalam berbagai aktifitas, bahkan sampai pada
kehidupan rumah tangga. Penggunaan komputer yang dikenal dengan PC (personal computer)
telah mencapai penetrasi sosial yang tinggi seperti halnya telepon, televisi,
dan alat elektronik lainnya. Adanya penggunaan komputer di berbagai bidang
menyebabkan terjadinya berbagai perubahan, seperti pencatatan tenaga kerja
digantikan sistem database, mesin
ketik digantikan dengan word processor,
mesin hitung digantikan oleh progam Lotus
atau Exel, dan
perubahan-perubahan lainnya.
Teknologi komputer mengalami perkembangan yang dramatik sejak
digunakan pertama kali untuk kepentingan bisnis. Dampak perkembangan dari
teknologi komputer dan otomasi kantor yang dapat dilihat dari sisi kemampuannya
untuk mengubah peran teknologi komputer yang semula diternpatkan sebagai
pendukung pekerjaan kantor (back-office
support) menjadi aspek sentral dari strategi organisasi untuk memperoleh
keunggulan bersaing (McFarlan et.al, 1983:5).
Penelitian Samogyi dan Galliers (1987) menyatakan bahwa sesuai dengan
perkembangan konfigurasi teknologi komputer yang ada pada awalnya sangat terfragmentasi
dan tidak fleksibel kemudian menjadi teknologi yang terintegrasi dan saling
terkait.
Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputer ini didukung oleh
teknologi informasi (TI) yang mengalami perubahan yang signifikan dalam
beberaapa tahun belakangan ini. Dalam penelitian Rockart dan Flanely (1983)
dikemukakan bahwa tingkat pertumbuhan penggunaan komputer dalam suatu
perusahaan berkisar antara 50% sampai dengan 90% pertahun.
Pada waktu yang sama tingkat peretumbuhan pemrosesan data secara tradisional
yang berorientasi pada kertas kerja (paperwork)
jauh lebih rendah, yaitu 5% sampai dengan 15% pertahun (Rifa dan Gudono,
1999:20). Diterimanya suatu teknologi informasi terutama yang berbasis komputer
dalam pengelolaan sistem informasi tergantung pada teknologi itu sendiri dan
tingkat keahlian (skill) dari
individu yang menggunakannya. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Nelson
(1990) dalam penelitiannya, bahwa diterimanya teknologi komputer tergantung
pada karakteristik teknologi komputer dan tingkat skill atau expertise dari
individu pemakai komputer.
2. MANAJEMEN INFORMASI
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi
tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi
dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen
suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer
memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang
diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode
waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan
bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah
satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori
sumberdaya fisik, yaitu :
Ø Manusia
Ø Material
Ø Mesin (termasuk fasilitas
dan energi)
Ø Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi
biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi
bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik
maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah
mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer
tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya)
termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
Ø Sumberdaya harus disusun
sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan
-perlu dilakukan modifikasi
Ø Sumberdaya harus
dimanfaatkan semaksimal mungkin
Ø Sumberdaya harus selalu
diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang
diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna.
Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima
informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga
informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang
tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan
akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai
manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa
informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha
terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut
antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
·
Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan
besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan
dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
·
Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan
tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari
luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara
berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
·
Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam
teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan
penerbangan, automated teller machine
(ATM),closed circuit television (CCTV) di
gedung-gedung parkir, dll.
·
Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat
ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul
aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman
material produksi agar tiba tepat waktu (just
in time).
·
Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan
jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya
keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan
perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya
aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan
aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.
Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan
Komunikasi :
ü Trend Manajemen Data
A. Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
File management dan organization hanya untuk
satu aplikasi tertentu untuk
beberapa aplikasi untuk corporate data
files(diperlukan database
sistems) Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
B. Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang
tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan
data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer
yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
C. Ditinjau dari Segi Asal Data
Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang
kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data
Eksternal.
D. Ditinjau dari Segi Jenis Data
Pengolahan data dilakukan berdasarkan data
yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang
dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi,
terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan
dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu
pengetahuan atau sistem pakar (knowledge
sistems atau expert sistems)
sehingga akan menjadi intellectual
capital.
Penyebaran dan sumber informasi yang diolah
dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut
terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep
pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer
(Communication-based information
sistem).
E. Ditinjau dari Infrastruktur
Adapun infrastruktur yang digunakan akan
bergerak dari berbentukMainfr am e
kearah infrastruktur berbasisNetwork.
F. Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi
dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi
(Information and Communication Technology – ICT)
akan terus bergerak dari Konsep
jaringan setempat (Local Area Network
– LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network – WAN). Dengan demikian aplikasi yang
diterapkan akan berbasis web.
Selain itu media komunikasi yang digunakan
juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media
tanpa kabel (wireless).
G. Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
Berawal dari komunikasi konvensional yang
hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini
bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media
Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan
peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based
equipment).
3. PENGGUNA DAN PELAKU
SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada
perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya
melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.
Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai
output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai
sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena
menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah.
Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan
berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun,
bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer
dan staf ahli juga menggunakan outputnya.
Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai
yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan
laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan
pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para
pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
- Manajer
- Non-manajer
- Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan
dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer.
Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan
dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai
dengan tingkatan manajemen, yaitu :
•
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level) Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka
mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh
organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni
eksekutif.
•
Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level) Merupakan
manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana
menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
•
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level) Merupakan
manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang
telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber
informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi
dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan
bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian
secara ringkas dan rinci.
diagram
hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan
bentuk penyajian informasi masing-masing tampak. Selain
keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan.
Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional
perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang
dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional
keuangan (Finance )
• Bidang fungsional jasa
informasi (Information services)
• Bidang fungsional
pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional
sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional
manufaktur (Manufacturing)
Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan
dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya.
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum:
1. Perencanaan (Planning )
2. Penataan atau
pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan
mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian,
mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya
mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang
dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk
melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar
tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang
fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau
mungkin dengan penekanan yang berlainan. Uraian dari tugas manajer yang
dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer
secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci
dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer :
A. Interpersonal
roles (aktivitas antar pribadi) :
- Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial.
- Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi.
- Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
B. Informational
roles (aktivitas informasi) :
- Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit.
- Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya.
- Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit pimpinan dan orang disekitarnya.
C. Decisional
roles (aktvitas keputusan) :
- Entrepreneur(wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi.
- Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga.
- Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya.
- Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Selain keahlian dasar tersebut, seorang
manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis
komputer, yaitu :
a. Mengerti Komputer;
istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan
menggunakan komputer, dll.
b. Mengerti Informasi;
bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi
informasi, dll.
Misi Sistem Informasi : Memperbaiki kinerja
orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi
informasi.
Tujuan Sistem Informasi : Perbaikan kinerja organisasi
(performance improvement).
4. EVOLUSI SISTEM INFORMASI
BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus data (SIA/EDP)
Di dukung dengan munculnya punched
card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan
kebutuhan informasi para manajernya .Aplikasi yang digunakan sistem informasi
akuntansi (SIA).
B. Fokus informasi (SIM)
Aplikasi komputer harus di terapkan
untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
C. Fokus pada pendukung keputusan
(SPK)
Sistem informasi yang ditujukan pada
suatu masalah tertentu yang harus di pecahkan oleh manajer dan keputusan yang
harus di buat oleh manajer.
D. Fokus pada komunikasi
(otomatisasi kantor)
Difokuskan pada otomatisasi kantor
,memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan
pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.
E. Fokus konsultasi (sistem pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang
memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran
inferensi menyerupai seorang pakar dalam memcahkan masalah.
5. KESIMPULAN
Keahlian yang dimiliki pemakai komputer tidak saja dapat meningkatkan
kinerja organisasional secara keseluruhan, melainkan juga dapat meningkatkan
kinerja individual (Harrison dan Rainer 1992:94).
Oleh karena itu tercapainya peningkatan kinerja membutuhkan peringkat
manajemen dan pemakai komputer secara individual. Adanya perbedaan
karakteristik pemakai secara individual (misal: faktor sikap, demografi, kecemasan,
dan cara berfikir) dapat menyebabkan perbedaan perilaku kerja dan pencapaian
kinerja individual.
Keahlian komputer sangat mungkin untuk merubah ketakutan yang mereka
rasakan ketika berinteraksi dengan teknologi tersebut. Dengan demikian jelas bahwa
keterlibatan pemakai, keahlian komputer dari pemakai sangat berperan dalam
mempengaruhi persepsi dan kepercayaan mereka untuk mendukung sistem yang ada.
Dari
berbgai faktor yang mempunyai pengaruh terhadap pemanfaatan teknologi
informasi, aspek sikap merupakan faktor penting yang memahami kontribusi
terhadap akseptasi (Igbaria, 1994:373).
Setiap individu akan bersikap positif (attitude) terhadap kehadiran teknologi komputer, jika mereka
merasakan manfaat (perceive usefulness)
teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas.
Manfaat yang dirasakan oleh pemakai komputer disebabkan oleh kemampuan
setiap individu dalam mengoperasikan komputer (skill) dan karena adanya dukungan (support) organisasional. Setiap individu yang mengalami
kegelisahan terhadap komputer (computer
anxiety) akan merasakan manfaat komputer yang lebih sedikit dibandingkan
dengan mereka yang tidak mengalami kegelisahan terhadap kehadiran komputer
(Indriantoro, 2000:30).
DAFTAR
PUSTAKA
·
http://anitawulan.wordpress.com/2010/11/06/pengantar-sistem-informasi-berbasis-komputer/
· http://ariesgreen.wordpress.com/2010/01/05/sistem-informasi-manajemen/
·
http://etd.eprints.ums.ac.id/11411/3/Bab_1.pdf
